Zamanımızı İyi Kullanabiliyor Muyuz?

Rakiplerimiz farklı kaynaklara sahip olsa da, gün hepimiz için 24 saat. Hangi görevi yürütürsek yürütelim; görev ve sorumluluklarımızı bu kısıtlı zaman diliminde, istenen kalitede planlayıp yürütebiliyorsak zamanı etkin ve verimli kullanmış oluruz.

Mesaide, ailemizle birlikte, sosyal faaliyetlerde, kişisel gelişimimizde, eğlencede, dinlenmede, uykuda ne kadar zaman harcıyorsunuz? Zaman yönetimi mantığınız var mı? Zira biz bu 24 saati değiştiremeyeceğimize göre; bu süre içerisinde verimli olmayı öğrenmeliyiz.

Zamanım yok, işlere yetişemiyorum, aşırı yoğunum, nefes alacak zamanım yok, işim başımdan aşkın, keşke spora ayıracak zamanım olsa, günüm koşuşturmayla geçiyor, mesai saatleri yetmiyor vb. cümleler size aitse zamanı doğru yönetemiyorsunuz demektir.

Zamanı kullanma konusunda probleminin olup olmadığını kişi ortaya koymalı ve bu konuyu çözemezse neyi kaybedeceğinin farkında olmalıdır. Bunu yapmadığı müddetçe; işe geliş gidiş, toplantı başlama ve bitiş saati, randevuya zamanında gitme, gelen ziyaretçisi ile uzun sohbet etme vb. durumlar kişi için anlam ifade etmeyecektir. Zamanı kullanma konusunda başarısız olduğumuzun farkına varır ve bu konuda kendimizi geliştirme yolculuğuna çıkarsak, eğitim alıp ve okumalar yaparsak, çaba harcarsak mutlaka olumlu sonuçlar alırız ve zamanı daha iyi yönetiriz.

İşiniz ne kadar stresli, zor ve yorucu olursa olsun; önem ve öncelik sırasına koyarsanız, onu eğlenceli hale getirip, zevkle yaptığınızda zamanın nasıl geçtiğini anlamadan işinizi tamamlarsınız.

Alışkanlıklarımız bizleri otomatik pilot gibi yönetmektedir. İşleri alıştığımız yöntemlerle yürütür, aksama ve tıkanıklık olmazsa değişikliğe gitmek istemeyiz. Alıştığımız yöntemi değiştirmediğimiz için baltamızı bilemiyoruz ve 1 saatte keseceğimiz odunları 4 saatte kestiğimizi fark edemiyoruz.

Zaman yönetimi performansımız iyi mi?

İşlere kısıtlı zaman dilimine göre öncelik verebiliyor ve işleri zaman dilimine uygun yerleştirebiliyorsanız, gün içerisinde acil çıkan işleri de programlayabiliyorsanız; işlerinizi yürüttüğünüz süreçleri iyileştirerek işin bitirilme zamanını kısaltabiliyorsanız zaman yönetimi performansınızı yüksek görebilirsiniz.

Performansınızı daha da yükseltmek için; ekibinizle birlikte planlı çalışmalı, verilen görevi zamanında yerine getirmeli, işleri ertelememeli, zamanınızı çalan şeylerden uzak durmalı, toplantı yönetim sistemi ve karar alma mekanizmasını da düzgün işletmelisiniz. Burada; sabırlı olmak, düzen ve tertipli iş yapmak, bazı işlere hayır diyebilmek, bilgisayar ve yazılımları etkin kullanabilmek, bu konudaki iyi uygulamaları hayatınıza uyarlamak zaman yönetimi performansınızı artıracaktır.

Zamanı etkin kullanmanın önünde; sizden kaynaklanan, işin kendisinden kaynaklanan, süreçlerden kaynaklanan tuzakları ortadan kaldırmalısınız.

Yönetim Danışmanlığı çalışmalarımda en çok karşılaştığım zaman tuzaklarından bahsetmek isterim.

• Not almamak, ekibimize de bu alışkanlığı kazandırmamak,
• Hazırlıksız başlanan ve uzatılan toplantılar düzenlemek,
• Ekibinin düzeltmesi gereken hataları yöneticinin bizzat düzeltmeye çalışması,
• Sorunları ertelemek,
• Kişinin; zamanını çalan, boşa harcayan şeyleri tespit etmek için uğraşmaması,
• Kahvaltı, yemek ve sigara molalarını uzun tutmak,
• Ziyaretçiler ve bunlarla sohbeti uzatmak,
• İnternette geçirilen gereksiz zamanları kontrol edememek,
• Dahil olunmaması gereken Whatsapp gruplarında bulunmak, ilgisiz e postaları takip etmek,
• Sadece yöneticinin iş planı yapması, ekibin iyi planlanmaması,
• Zihinsel ve fiziksel dağınık çalışmak,
• İşleri başkalarına sözel vermek, net ve anlaşılır iletişim kuramamak,
• Tek başına karar verebilecekken kararsızlık göstermek ve başkalarına gereksiz müracaat etmek,
• İşe başlatılan personele yeterli oryantasyon eğitimi verilmediği için bilgi eksikliğinde zaman kaybetmek,
• İşin ne zaman biteceği belli olmadan, işlere zaman sınırı koymadan çalışmak,
• Çeşitli nedenlerle personelin işi ağırdan alması,
• Gerekli yerlerde hayır diyememek,
• İyi analiz edilip, düzenlenmeyen süreçlerde gereksiz zaman geçirmek,
• Bilgisayardan ve iş hayatını kolaylaştıran yazılımlardan yeterince yararlanamamak.

Hayatımızın her aşamasında, zamanımızı verimli kullanamadığımızda "keşkelerimiz" hep olmuştur. Birçoğumuz, sınav akşamı gelip çatınca keşke biraz daha zamanım olsa da çalışsam demişizdir.

Yönetici olarak yetkilerinizin bir kısmını, zamanınızı verimli kullanmak adına birlikte çalıştığınız ekibe devretmelisiniz. Bunu yaparken de; onlar bu işi yapamaz, birilerine emretmektense ben yaparım, zaten onlar yapsa da tekrar kontrol etmeliyim, titiz değiller vb. bahanelerle zamanı boşa harcamadan verimli kullanmalıyız.

Son olarak şunu söylemek isterim; "günün hangi saatinde olursa olsun kendinize, ben ne yapıyorum, zamanımı boşa mı harcıyorum" sorusunu sorun ve verdiğiniz cevaba göre tekrar bir zaman planlamasına gidin. Bunu sürekli yaparsanız zaman yönetimi sıkıntınızın olmadığını, zaman yokluğundan yapamadığınız, ertelediğiniz işlere tek tek yetişebildiğinizi göreceksiniz.