İşletmelerde Prim Sistemlerinin Rolü

İşletmelerde, çalışanın motivasyonunu artırıp, daha verimli çalışmasını sağlamak, çalışanlar arası rekabeti artırmak, personeli ödüllendirmek, şirketin ciro ve karlılık hedefini gerçekleştirebilmek gibi amaçlarla birbirinden farklı prim sistemleri uygulanmaktadır.

Bu sistemlerle; personel sabit maaşına ek olarak ekstra bir ücret daha almakta, işletme de aynı çalışanlarla daha fazla satış yapıp, hedeflerini gerçekleştirmektedir.

Çeşitli uygulama şekilleri olsa da, tüm prim sistemleri; işçi işveren arasında anlaşılan sabit bir ücret ve bu ücret üzerine ek bir ücret şeklinde uygulanmaktadır. Ek ücret, anlaşılan görev tanımının üzerinde yapılan çalışmalar, emekler, hedeflerin gerçekleştirilmesi ve başarılar karşılığında belirlenen kriterler doğrultusunda verilmektedir.

Prim sisteminden dolayı personelin sabit maaşının sektörün ortalamasının altında tutulmamasına dikkat edilmelidir.

Birçok firma prim sistemi uygulamak konusunda kararsızdır. Veya nasıl bir prim sistemi uygulaması gerektiğini, kimlere prim verilmesi gerektiğini netleştirememektedir. Aslında önemli olan personeli hangi alanda teşvik etmek istediğimizle ilgilidir. Konulan net kriterlere göre; işletmenin finansal ve stratejik hedeflerine ulaşılmasına bağlı olarak, personelin tamamına veya bir kısmına prim sistemi uygulanabilir.

Sistemin Kurgulanması

Rakipler prim sistemi uyguluyor, biz de uygulayalım mantığı ile bu çalışmaya başlamamalı, prim uygulamasına gerçekten ihtiyacınızın olup olmadığını belirlemelisiniz.

Prim sistemi yönetim tarafından; net, adil, teşvik edici ve çalışanlar tarafından kolayca anlaşılabilir bir şekilde kurulup, objektif kriterlere dayandırılmalı ve sık sık değiştirilmemelidir.

Sistemi kuran kişi/kişiler ile birlikte işletmede bu konulardan anlayanlar bir araya gelip; doğruluğu, adaletli olup olmadığı ve teşvik ediciliği açısından prim sistemini zaman zaman irdelemesi kesinlikle faydalı olacaktır.

Çok detaylı sistemler kurmak için yola çıkan bazı kurumlarda; sistemin yanlış anlaşılmalara neden olduğu, anlaşılamadığı, zor anlaşıldığı, sisteme çalışanın itiraz ettiğini ve fayda sağlamadığını görmekteyiz.

Prim miktarı ve yüzdesini belirlerken belli bir orandan bahsedemeyiz. Burada önemli olan; ciro ve karlılık hedefiniz. Bu hedefler ütopik olmamalı, zor, ama ulaşılması mümkün hedefler olmalıdır.

Hedef koymadan da prim sistemi kurgulayabilirsiniz. Satmakta zorlandığınız ürün veya hizmetlerinizi belirlediğiniz satış fiyatından satan personelinize prim verebilirsiniz. Örneğin; mağazanızda 80 çeşit ürününüz var ve 75'i satılırken, satılamayan 5 ürünü satan çalışanınıza özel prim verebilirsiniz.

Sadece satış cirosu üzerinden prim vermek zorunda değiliz. Satılan ürün/hizmet adeti üzerinden de prim verilebilir. Örneğin mağazadaki fiyatlardan beşyüz adet üzerinde ürün satılması durumunda prim sistemi devreye girecek ve her artı satış için prim verilebilecektir.

Satışın vadesine dikkat eden, daha az iskonto/indirim yapan personellere mevcut prim sistemine ek artı prim verilebilir. Bunun dışında; görevinde olağanüstü gayret ve başarı gösteren, yürütülen çalışmalarda katma değer üreten, kaliteye önem vererek hataları en aza indiren, işini geliştiren, işi ile ilgili somut öneri getiren, kurallara uygun hareket eden, müşteri memnuniyeti odaklı çalışan, sorumluluk almada istekli davranan, planlı ve düzenli çalışan, takım çalışmasına yatkın, verimlilik ve karlılığı artıran, termine önem vererek çalışan, şirkete prestij kazandıran, büyük zararların oluşmasını önleyen vb. gibi farklılıklar oluşturan personele de prim verilebilir.

Prim sistemi işletmenin faaliyet alanına göre; günlük, haftalık, aylık, sezonluk, yıllık belirlenebilmektedir. Hedefeler, bu süreler başlamadan verilmeli, ay sonuna doğru ayın hedefi verilmemelidir.

Her işletme kendi faaliyet alanına göre değişik prim sistemleri uygulayabilir. Örneğin; toptan satış mağazası için aylık satış hedefi konur ve hedefe ulaşılması koşulu ile belirlenen prim sistemi uygulanır. Hedefin aşılması ile tüm mağaza personeli elde edilen hakedişinden belirlenen oranlarda prim alır. Ayrıca aynı mağazada en çok satış yapan personele de ayrıca prim verilebilir. Aynı sistemde yıl içerisinde aylar itibari ile en fazla satış yapan personele ayrıca bir prim daha verilebilir.

Genelde hedefin gerçekleşme düzeyine göre prim verilmektedir. Hedefi %70 oranında gerçekleştirme ile %120 gerçekleştirme arasında prim hakedişlerinin oranı ve miktarı birbirinden farklı hesaplanmaktadır.

Çok sık rastladığımız bir uygulama da; işletmeler yıllık ciro hedeflerini tutturup, prim dağıtırken, zarar edebilmekteler. Bu doğru bir uygulama olmaz. Zarar eden kurum prim vermemelidir. Ama işletme 10 milyon tl karlılık hedeflerken; 6 milyon tl karlılık oluşmuşsa bu durumda prim de karlılıktaki azalma oranında azaltılarak verilmelidir. Bu da personelin sadece ciroya değil, karlılığa da odaklanmasını getirecek, yıllık kar hedefini tutturan personele, prim verilmesi sonucunu doğuracaktır.

Prim sistemi uygulanan işletmelerde bazı konulara dikkat edilmelidir:

• Prim alabilmek için satış yapıp sonra iade alma hilesine,
• Sistemdeki adaletsizliklerden dolayı çalışanların karşı duruşuna ve bu durumun satışı olumsuz etkilemesine,
• Zamanında ödenmeye prim hakedişlerinin oluşturduğu motivasyon bozukluklarına,
• Aynı bölümde oranları farklı olsa da herkes prim almazsa, birbirine destek vermeme durumuna,
• Prim alabilmek için satış ekibinin birbirini ve müşterileri gereksiz yormasına,
• Personel ayrılsa da hakettiği primin verilmemesinin diğer çalışanlar üzerindeki olumsuz etkilerine,
• Sistemin sık sık değiştirilmesine,
• Kar elde edilmeyen ortamlarda prim verilmemesine,
• Ödemesi alınmayan satışlar için prim ödenmesine,
• Zor ve karmaşık sistem yerine sade, net ve kolay anlaşılır sistem kurulmasına.

Prim sisteminiz büyümenize ve pazardaki payınızın artmasına katkı sağlamalı, müşteri kayıplarınızın önüne geçmeli, kar marjınızı artırmalıdır. Faaliyet yürüttüğünüz sektörler aynı oranda büyüyorsanız, prim sistemi sizi bir adım ileriye taşımıyorsa bu uygulamayı sürdürmenize çok ta gerek yoktur.

İyi kurgulanmayan veya sonradan bozulan prim sistemleri işletmelere fayda yerine zarar vermektedir.

Tüm bunları yapıp doğru bir prim sistemi kuramayan işletmeler kısa sürede sistemden vazgeçecek ve Mandıra Filozofu'nun dediği gibi "ben prime karşıyım" moduna geçilecektir.