Başarılı Bir Fuar Organizasyonu İçin Yapılması Gerekenler

Hangi sektörde faaliyet gösterirsek gösterelim; fuarlarda hedeflediğimiz başarıyı elde edebilmek için; fuar öncesinde, esnasında ve sonrasında yapılması gerekenleri eksiksiz yerine getirmemiz gerekmektedir.

Fuar Öncesi Hazırlıklar

Gerek ilk kez katılım olsun, gerekse de sürekli fuar katılımcısı bir işletme olalım mutlaka her fuar için bir Fuar Sorumlusu atanmalıdır. Kurum içerisindeki hazırlıkların koordinasyonu ve fuar organizasyon firması ile yürütülen çalışmalar bu kişi üzerinden götürülmelidir.

Fuarı organize eden firma ile iletişim; fuarın öncesi, esnası ve sonrasında son derece önemlidir.

İşletmeler fuara katılım kararını, konu ile ilgili ekiplerle istişare ederek almalı ve gereksiz kaynak israfına gidilmemelidir. Zira fuarda kuracağımız müşteri ilişkilerini yürütecek alt yapımız yoksa fuara katılmadan bu eksiklik tamamlanmalı, sonrasında katılım sağlanmalıdır. Bunu sağlayamayan firmalara, fuarlar faydadan çok zarar getirebilmektedir. Zira fuarda iletişime geçip, taahhütte bulunduğumuz firmalara istenen zamanda ve kalitede ürün ve hizmet sunamamak telafisi zor durumlara neden olacaktır.

Fuara katılım hedeflerimiz doğrultusunda; müşterilerimize ve potansiyel müşterilerimize fuarla ilgili stand bilgilerimizi de içeren davetiye göndermeliyiz.

Web sitemizde, sosyal medya mecralarımızda ve diğer iletişim kanallarında fuar katılımcısı olduğumuzu duyurmalıyız.

Fuar alanında ihtiyaç duyulacak ve fuara götürülecek malzemelerle ilgili bir liste yapılmalı ve buna göre hazırlıklar yürütülmelidir.

Faaliyet alanımız ve ürün/hizmetlerimizi sunum senaryomuz doğrultusunda fuar salonunun en verimli alanında, uygun metrekarede stand kiralamalıyız ve ona uygun olarak standımızı düzenlemeliyiz. Faaliyet alanımız ne olursa olsun; standımızın fuar alanında ilgi çekmesi çok önemli. Fuara hangi ürünlerle ve hizmetlerle katılım sağlanacağı, sunumun nasıl olacağı, fuar alanının tasarımı konusunda işletme içerisinde ortak akıl toplantıları yapılmalı ve gerekirse de dış destek alınmalıdır.

Standın kurulumu ve görsel unsurların düzenlenmesi, işletmenin imajını yansıtmalı ve hedef kitlenin ilgisini çekmelidir.

Fuarda görev alacak personeller belirlenip, gerekli eğitimlerden geçirilmeliler. Çoğu zaman deneyimlediğimiz gibi; akşamdan personele bilgi verilip, ertesi gün de fuarda görev almaları istenmemelidir. Kılık kıyafet, davranış tarzları, görev paylaşımı vb. netleştirilip ona göre fuara katılım sağlanmalıdır.

Faaliyet alanımıza göre standımızda görev alacak manken, hostes, ikram elemanı gibi personellere de oryantasyon eğitimi mutlaka verilmelidir.

Fuardan bir gün önce fuar sorumlusu ve ilgililer fuar standını mutlaka gidip görmeli, varsa eksiklikler ve standart dışı taleplerimiz organizasyon firması ile paylaşılmalıdır.

Fuar Esnasında Yürütülecek Çalışmalar

Fuar sürecinde, ekip çalışması ve motivasyon önemlidir. Ekip üyeleri arasında uyum ve işbirliği sağlanmalı, herkesin ortak hedefe odaklanması teşvik edilmelidir.

Fuar sorumlusu, orkestra şefi gibi sürekli yürütülen çalışmaları gözlemleyip, aksamaları, eksiklikleri anında giderici çalışmalar yürütmelidir.

Şirket adına fuara katılan görevli personeller iyi bir organizasyonla; gelen ziyaretçileri karşılamalı, ürün ve hizmetlerle ilgili bilgi ve belge vermeli, ziyaretçi bilgilerini eksiksiz alıp zaman kaybetmeden sisteme kaydetmelidir. Ayrıca gelen ziyaretçilere dinlenme ve ikram hizmeti de imkanlar çerçevesinde sunulmalıdır. Bunun aksamaması için fuar sorumlusu tüm ekibe görevlerini iyice anlatmalıdır.

Fuara gelen ve ilk kez tanışılan müşteri adayından detaylı bilgi almak fuardaki en önemli konulardan birisidir.

Fuar içeriğine göre B2B görüşmeler varsa, oradaki birebir görüşmelere de hazırlıklı katılmak son derece verimli olacaktır.

Fuar alanındaki tüm çalışmaları gözlemlemek amaçlı mutlaka ziyaretler gerçekleştirilmeli ve fuar raporuna bu gözlemler eklenmelidir.

Fuar esnasında gelen müşteriler tarafından sorulacak tüm sorulara kurumsal ve net cevaplar verilmelidir.

Ürün ve hizmetlerle ilgili görsel malzemelere, katalog, kartvizit, broşür vb. tanıtım materyallerine önem verilmelidir.

Fuar Sonrasında Yürütülecek Faaliyetler

Zaman kaybetmeden ziyaretçilere yönelik teşekkür yazısı hazırlanıp gönderilmeli ve müşteri ile fuar alanında yapılan görüşmenin devam ettirilmesi sağlanmalıdır. Mümkün olursa fuara gelenler bizzat işyerinde ziyaret edilir. Bu takip, gelecekteki iş fırsatlarını artırmaya yardımcı olacaktır.

Fuar sonrasında, katılımın başarı ölçütleri belirlenmeli ve bu ölçütler doğrultusunda bir değerlendirme yapılmalıdır. Hangi stratejilerin işe yaradığı, hangi alanlarda iyileştirmeler yapılabileceği gibi konular gözden geçirilmelidir.

Fuar hazırlıkları esnasında oluşturulan ve fuarda yürütülen tüm bilgi ve belgelerin içerisine konduğu fuar dosyası tamamlanmalı ve daha sonra müracaat edilmek üzere arşivlenmelidir.

Fuara götürülen malzemeler, fuar bitimi ile birlikte toparlanır, fuar alanı anlaşılan saatte boşaltılır ve malzemeler eksiksiz olarak şirkete geri getirilir. Tekrar kullanılacak olan malzemeler usulüne uygun depolanır.

Fuar yurt dışında ise; ürün ve fuar malzemelerinin getirilip, geri ülkeye sokulması ilgili mevzuat çerçevesinde yürütüleceği için buradaki uygulamalara mutlaka riayet edilmelidir. Yoksa gümrüklerde ciddi sıkıntılar yaşandığını hep gözlemliyoruz.

Fuar alanını boşaltırken; organizasyon ekiplerine, bize destek verenlere teşekkür etmeyi unutmamalıyız.

Fuar Raporu

Fuar sorumlusu, tüm ekipten aldığı bilgileri fuarın tamamlanmasının ardından rapor haline getirmeli ve bir nüshasını da fuar dosyasına koymalıdır.

Fuarla ilgili gözlemleri, eksiklikleri, rakip organizasyonlarını, stand ve ürün/hizmetlerle ilgili eksiklikleri, personele yönelik aksamaları, tanıtım çalışmalarını kapsayacak detayda olmalıdır.