Süreç Yönetimi

İşletmeler belirli kaynakları kullanarak; gerek üretim, gerekse de hizmet sektörlerinde müşterilerin ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak faaliyetler yürütür. Müşteri odaklı ve kontrollü şartlar içerisinde yürütülen bu faaliyetlerin; sorumlularının belirlenmesi, süreçlerin herkes tarafından kolayca anlaşılacak şekilde yazılı hale getirilmesi, gözden geçirilip sürekli iyileştirilmesi şeklindeki yönetim stratejisinin adıdır süreç yönetimi.

Kurumların faaliyetlerini daha verimli ve etkili yürütebilmelerini sağlayan bir yönetim yaklaşımıdır.

İşletmenin mevcut süreçlerini; kalite, verimlilik, çalışan ve müşteri memnuniyeti açısından sürekli olarak ele alıp iyileştirmek yönetimin en önemli faaliyetlerinden birisi olmalıdır. Şirket üst yönetimi bunu bir yönetim tarzı olarak benimsemelidir.

Süreç yönetimi, işletmeler için sadece bir metodoloji değil, aynı zamanda daha rekabetçi, müşteri odaklı ve sürdürülebilir bir işletme olma yolunda bir stratejidir.

Süreç yönetim sistemini uygulamak bize;

• satışlarda artış,
• iç iletişimde pratiklik,
• yönetimin kontrolünü kolaylaştırma,
• kalite artışı ile hata ve kayıplarda azalma,
• maliyet düşüşü,
• verimlilik artışı,
• arge ve inovasyon ile sürekli iyileştirme,
• işleri termininde tamamlama,
• karlılık

vb. gibi avantajlar sağlayacaktır.

Çay demliyoruz, fakat acaba doğru bir çay demleme sürecimiz var mı? Bu süreci adım adım inceler ve ekip halinde masaya yatırırsak; varsa eksikliklerimizi tespit eder ve giderdikten sonra, lezzetli, sağlıklı çayı hızlı bir şekilde demlemiş oluruz. Böylece çayımız tercih edilir ve kazancımız da artmış olur.

Yöntemimiz Nasıl Olmalı?

Yönetim tarafından süreçlerin tamamını gözden geçirip iyileştirecek ve bunu sürekli yürütecek bir süreç iyileştirme ekibi oluşturulmalıdır. Bu ekipte mümkünse her bölümden personeller olmalı ve ortak akıl oluşturulmalıdır.

Bu ekip süreçleri tek tek gözden geçirmeli, yazılı hale getirmeli ve iyileştirme önerileri ile birlikte süreçleri takip etmeli ve en az yılda bir kere gözden geçirip, gerekirse revize etmelidir.

Mümkünse tüm süreçler bir yazılımla desteklenmeli ve süreç aşamaları yazılım üzerinden yürütülmelidir. Böylece süreçler kontrollü şartlar altında uygulanacak ve tüm çalışanlar tarafından değiştirilmeden standart olarak uygulanacaktır.

Muhasebe sisteminde tek düzen hesap planının olmadığını düşünelim. İnanılmaz bir kargaşa ve farklı uygulamalar karşımıza çıkacaktı. Oysa günümüzde hangi giderin nereye kaydedileceği, net ve anlaşılır bir şekilde standardize edilmiştir. İstememiz durumunda tüm süreçlerimizi bu şekilde analiz edip kurgulayabilir ve uygulamaya alabiliriz.

Örnek Bir Çalışma

Satınalma sürecini ele alalım. Tüm işletmelerde satın alma çalışmaları yürütülürken, bazı işletmelerde; süreç içerisindeki tüm faaliyetler kontrollü bir şekilde yürütülmektedir.İhtiyaç ve talebin belirlenmesi, alternatiflerin oluşturulması ve değerlendirilmesi, satın alma kararının verilmesi, ödeme şeklinin belirlenmesi ve satın almanın gerçekleştirilmesi gibi tüm faaliyetlerin kriterleri belirlenmeli, yazılı hale getirilip ilgilileri tarafından belirlenen bu sürece göre satın alma gerçekleştirilmelidir. Bu süreç ideale yakın uygulanıyor olsa da, belirli periyotlarda yönetim tarafından görevlendirilen ekip tarafında ele alınmalı ve varsa iyileştirmeler yapılıp süreç uygulamaya konmalı ve aynı ekip tarafından uygulama takip edilmelidir. Bu süreçle ilgili şirketimize uygun bir yazılım veya uygulama satın alınır veya yazılım gerçekleştirilirse; tüm personelin farklılaştırmadan uygulayacağı bir süreç oluşturmuş oluruz.

Bunu tüm süreçlerimizde yapabilirsek kurumsal bir yapıya kavuşmuş oluruz.